Satınal(ma) Yöneticilerinin Yaşadığı Zorluklar

Kayserilinin birine sormuşlar iki kere iki kaç eder diye. Alırken mi ? satarken mi? Diye cevap vermiş.  Sektörün beklentisi satarken dörtten büyük, alırken dörtten küçük. Günümüz satınalmacıların ve işletme sahiplerinin durumu biraz bu yaklaşımın etrafında dönüp durmaktadır. Sadece fiyata odaklanmak ne derece doğru acaba. Perdenin arkasında başka bir dünya var mıdır? Bu dünya da neler oluyor. Buna sonra geleceğiz.  Diğer bir yaklaşım, Patron muhasebe müdürüne sormuş bu yıl ne kadar vergi ödeyeceğiz diye. Muhasebe müdürü ne kadar ödemek istersiniz  efendim demiş.

Sat ve al sözcüklerini içinde barındıran kimi zaman tek kelimeyle kimi zaman iki kelimeyle ifade edilen satın-alma  eylemi gerçekleştirenler açısından da oldukça maceralı bir yolculuk ülkemizde.  Bu yolculukta liderlik eden satınalma yöneticilerinin de işi satınalmanın yedi doğrusundan çok mahşerin yedi atlısı (4+3 tranfer) gibi. Ülkenizin içinde bulunduğu durum “gelişmekte olan ülkeler” adı altında inceleniyorsa işletmelerin içinde bulunduğu durum da bundan elbette ki payını alacaktır. Kurumsal bir şirkette ve özellikle yabancı sermayeli kurumsal bir şirkette satınalma yapmakla , klasik anlamda bir patron şirketinde satınalma yapmak hem de yönetici olarak elma ile armudu karşılaştırmaktan başka da bir şey değil demek kanımca doğru olacaktır.

Satınalmayı ve satınalma yöneticilerinin yaşamış oldukları zorlukları anlatabilmek için işletmeleri sektör sektör taramak gerekebilir. Yine bu işletmeleri kendi içinde sermaye yapıları yani sermaye menşei olarak da  kategorize etmek hatalı yorumlardan bizi koruyacaktır. Ancak bu çok detaylı bir tez konusu olacaktır. O nedenle özet geçmekte fayda var.

Basitçe satınalmayı en basit şekilde bölümlersek (üretim firmaları için);

Direk satınalma : Üretimin devam edilebilmesi için gerekli ham madde, yarı mamül, ekipman ve makine yedek parça…vb alımlar.

Endirek satınalma: Ofis ve bina ihtiyaçları; kırtasiye ve mobilya …vb alımlar.

Hizmet satınalma: Yemek, servis, güvenlik …vb hizmet alımları.

Yine basitçe işletmeleri bölümlersek;

Kurumsal işletmeler ve Kurumsallaşmakta Olan İşletmeler

Kurumsal İşletmeler:

Genelde global sermayeli ya da yerli otaklıklar; bu tür firmalarda hiçbir şey şansa bırakılmaz. Ya da su akar yolunu bulur mantığıyla hareket edilmez.  Ne kadar yasa, yönetmelik, tüzük ve hatta kendi kurumsal mevzuatları varsa beraberinde getirdiklerinden çok mantıklı bir satınalma politikaları ve bu politikaya göre hazırlanmış yüzlerce sayfa satınalma prosedürleri vardır.  Dolaysıyla  satınalmanın ve satınalma yöneticisinin organizasyondaki yeri, görev tanımı, yetkinlik analizleri, performansı ve hedefi bellidir. Yine bu hedefin hangi tarihte neresinde oldukları net bir şekilde bellidir. Yıl başında satınalma bütçenizi oluşturur, onayını alır ve işe koyulursunuz.

Bu tür işletmelerde ya da organizasyonda çalışmak durumunda olan satınalma ekibi ve yöneticisi takım oyunu oynamak zorundadır. Hem satınalma ekibi kendi içinde hem de organizasyon içinde dikey, yatay ve çapraz olarak takım oyununu oturtmak zorundadır. Kahraman istenmez zaten ortaya bir kahraman çıkmışsa ya satınalma içinde ya da organizasyonun bir halkasında alaturka bir felsefe yeşermeye başlamıştır . Burada yaş kesen baş keser değil ; yaş kesen ne iyi eder yaklaşımı geçerlidir.

Böyle bir yapıda satınalma yöneticisi olarak uzun yıllar çalışmış biri olarak demiyorum ki bu tür yapılarda satınalma yönetisi olarak çalışmak çok kolaydır. Evet sosyal haklar, ücret, insana ve emeğe saygı olarak çok ileri seviyelerdeler  fakat eğer  sizin kültürünüz, kişiliğiniz ve altyapınız oyunu kurallarına göre oynamaya müsait değilse sahada çok fazla kalma şansı bulamayacaksınızdır.

Kurumsal firmalarda satınalma yöneticisinin yaşadığı başlıca sıkıntılar;

1-Onay ve yetki mekanizması : Uzayan imza zincirleri ,bazen bir alım kararının verilmesi için ikiden çok birim yöneticisin onayına ve hatta global çapraz imzalara ihtiyaç duyulması. Bu süreçte satınalma koşullarının değişmesi ve satınalma yöneticisinin hem tedarikçi üretim planlarını alt üst etmesi hem de kendi hedeflerinden ciddi anlamda uzaklaşmasına neden olabilmektedir. Kimi zaman ciddi üretim kayıplarına da sebebiyet vermektedir.

2-Yeni tedarikçi bulmak veya yaratmak:  Kurumsal firmaların kalite ve marka politikaları gereği özellikle yerli tedarikçi bulmaları oldukça zorlu bir süreçtir. Dolaysıyla satınalma yöneticisi burada hem tedarikçi ile hem de kendi destek birimleri ile grup çalışması yapmak zorundadır.  Çoğunlukla bir dizi çalışma sonucunda tedarikçinin fiyatları yüksek çıkar ve bu fiyatları kaliteden ödün vermeden kabul edilir seviyeye çekmek için gece gündüz tedarikçinizin üretim ve satınalma maliyetlerini iyileştirmeye çalışırken bulursunuz kendinizi ki hem siz satınalmanın yedi doğrusunu yakalayabilesiniz hem de tedarikçiniz karlılığı görebilsin.

3-Tedarikçi İlişkileri: O müthiş onay mekanizmasını ve hukuk ofisi aşamalarını atlattınız deneme üretimleri onaylandı tedarikçiniz ilk siparişi de teslim etti ya sonra! İşte burada muhtaç olduğunuz yegane kudret alt yapınızdaki iletişim ve organizasyon cevherinde saklıdır.  Çünkü ticaret parayla değil insanla yapılır.  Ve yazılı sözleşmeler çoğu zaman sizi kurtarmaz. Sözleşmenin ceza maddelerini işletmeye kalktığınızda zincirin başka halkalarını da olumsuz etkileyebilirsiniz.  Yani tedarikçilerinizi işletmenizin bir birimi olarak görüp düzenli ziyaretlerle sürekli bir eğitim ve iletişim ortamında tutmak zorundasınız.  Her bir tedarikçinizden öğrenebileceğiniz ve öğretebileceğiniz bir şeyler olduğunu unutmamak zorundasınız.

4-Pazarlama Hileleriyle Mücadele: Çoğu tedarikçinin kurumsal firmalarla iş yapmaktan kendini kapasitesini zorlamaktan  bildiğimiz ve yukarıda anlattığımız nedenlerden dolayı kaçındığını biliyoruz.  Birde bunun tersi durum var. Kapıdan kovsanız bacadan girmeye çalışan cümle alemi tanıyan ve aracılarıyla bir ordu misali saldıran sizi etkisi altına alamayınca da karalama kampanyasını başlatan cenah. Bu yöntemle kendisine müşteri bulmaya çalışan tedarikçilere sadece standart prosedürü uygulamanız  yeterli olacaktır. Randevusuz görüşmemek ve uzun telefon ve mail trafiğine direnmek başlangıç olabilir.  Yinede firmayı araştırıp pazarlamacının vermiş olduğu sizdeki olumsuz imaja kanmamak yani önyargıyla hareket etmemek gerekir. Çünkü hangi tedarikçiyle ne zaman ve nerede yollarınız kesişir hiç bilemezsiniz.

5-Temsil : Kurumsal bir firmada yöneticilik yapmak özellikle satınalma yöneticiliği yapmak beraberinde ciddi bir etik anlayışı da taşımanın sorumluluğunu beraberinde getirir. Buradan tersi bir akıl yürütme çıkmasın tabiî ki de herkes her işletme iyi ahlak ve erdem sahibidir. Vurgulanmak istenen organizasyonun marka değeri ve tüketici nazarındaki algılanış biçiminin olumsuz etkilenmesi ile ilgilidir.

 

Kurumsallaşmakta Olan İşletmeler:

Bu işletmeleri ben iki gruba ayırıyorum; gerçekten kurumsallaşmayı hedefleyen ve emin adımlarla bu yolda yürüyen  firmalar. Bir de kurumsallaşmanın ne anlama geldiği konusunda derinlemesine bir çalışma yapmamış, bu alanda yatırım yapmayı boşa yatırım sayan ve bol bol kurumsallaşma laflarının patronlarınca ağızdan düşmediği işletmeler. Bu ikincisi için ömür törpüsü. Ben onlara “mış” gibi davranan işletmeler diyorum. Onları konumuzun dışında tutmak istiyorum.

Kurumsallaşmaya gönül vermiş ve bu alanda maddi manevi yatırım yapan firmalarda satınalma yöneticisi olarak çalışmak çoğu zaman zevkli çoğu zamanda sancılıdır. Çünkü eski alışkanlıklardan kurtulup, yeni bir sayfa açmak ve  yola devam etmek yeniden yana olmak bazen metabolizmayı  zorlayan durumlardır.  Bir satınalma politikasının, prosedürünün ve bütçesinin olması ve bu iç mevzuata bağlı kalarak satınalma biriminin yapılandırılması daha kalifiye elamanların istihdam edilmesi veya mevcutların eğitimden geçirilmesi buna ilaveten yazılım alt yapısının güncellenmesi …vb çalışmalar.  Hiç de kolay olmayan bu geçiş dönemi işletmeler için madde bağımlığından kurtulmaya çalışan hastaların durumuna benzetmek abartmak olmayacaktır. Sistemdeki en küçük bir arıza eskiye dönüşü veya eski yöntemlerin özlemini depreştirecektir.  Dolaysıyla tüm birimlerin özellikle de satınalma biriminin yöneticileri dirayetli ve sabırlı olmak durumundadır. Çünkü yatırım yapan firma sahipleri sonuçları kurumsal firmalar gibi belli bir takvime göre değil hemen şimdi görmek isteyeceklerdir.  Bundan dolayıdır ki satınalma yöneticisi  çantasında sürekli kısa vadeli havuçlarla dolaşmak zorundadır. Bunu uzun vadeli planları oturtmak için zaman kazanma çalışması olarak da yorumlayabiliriz.

Unutmayalım ki kuruluş aşamasında bulunmak yani sürecin önemli bir parçası olmak çok lezzetli, eğitici,  müthiş bir tecrübe ve bir o kadar da tehlikelidir.  Çünkü bu yola giren firma sahiplerinin çoğunluğu satınalma işlerinin tüm kararlarını ya kendileri doğrudan almış ya da  alma yönetimini aileden güvendiği birine ancak emanet edebilmiştir.  Gelinen nokta da satınalma yöneticisinin varlığı;  sonuç odaklılığı, alırken kazandırdığı ve hızıyla sorgulanacaktır. Sistem başarıya ulaşırsa yani işletme kurumsallaşmada ciddi bir yol kat ederse  tüm yöneticiler rahat bir nefes alacaktır aksi durumda –kriz anında -ise tüm kurumsallaştırmayı çağrıştıran birimler eskiye dönüşecek ve ilk  hezimeti satınalma ve Ik bölümleri alacaktır.

Diğer bir konu kurumsallaşmakta olan işletmelerin mevcut tedarikçilerinin elden geçirilmesi eş –dost- ahbap çavuş ilişkileriyle yürüyen tedarik  ağının güncellenmesi ve monopol durumunda olan tedarikçilerin mümkünse yedeklemesi.  Yazıldığı kadar kolay olmayan bir çalışma daha size çünkü mevcut tedarikçiler de işletme gibi eski alışkanlıklarında oldukça ısrarcı olacaklardır. Biz bu firmayı senin patronla nerden nereye getirdik.  Hiçbir zaman fiyat demedik para demedik…vb bir sürü söylem sizi bekliyor.  Bu yapıyı işinizden olmadan hassas bir şekilde kırmanız gerekmektedir.  Aksi halde hiçbir kısa ve uzun vadeli planlarınıza ve hedeflerinize ulaşmanız mümkün değil.  Yoksa basit anlamda bir  “Tedarikçi oyuncağı “olup çıkarsınız.  Nasıl baş edilir bu yapıyla?

Öncelikle her bir tedarikçiyi ayrı ayrı çalışıp benzerleriyle fiyat, kalite ve alım koşullarıyla karşılaştırarak patrona uygun bir pasta hazırlayın. Kısa ve özet ama işin özünü anlatan küçük bir rapor. Kesinlikle yumuşak bir tavırla “biliyorum bu firmalar sizin için önemli ama bize çok pahalıya mal oluyorlar. Bakın yılda şu kadar kasamızda kalacak” cümlesi  bu tedarikçilerin yarısını ya eleyecek ya da çeki düzen verecektir. Başlangıç olarak bir iki tedarikçide bunu yakalasanız bile satınalma yöneticisi olarak varlığınızı hissedeceklerdir.

Sonuç olarak satınalma yöneticisi olarak çalışmakta olduğunuz işletmenin kurumsal ya da değil yapısından veya sizin kendi alt yapınızdan kaynaklanan uyuşmazlıklar olabilecektir.  Önemli olan sizin kendi yeterlilikleriniz konusunda kendinize dürüst olmanız ve eksiklerinizi tamamlamanızdır.   Her meslekte olduğu gibi satınalmada da gün geçmiyor ki yeni ihtiyaçlar, yeni kavramlar ve yeni bir takım açılımlar ortaya çıkmasın.  Günümüzün küçük köyü dünyada global ticaretin önemli bir parçası olmak zorunda olan  satınalma yöneticilerinin sürekli zinde kalmaktan başka da  seçenekleri bulunmamaktadır. Bunu çok yakından takip eden eğitim sektörü de bu alanda kurmaylar yetiştirmeye olanca çabasıyla destek vermektedir.  Bugün bir çok üniversite lisans ve lisans üstü olmak üzere bu alanda çalışmalarına hız vermiş durumdalar.  Demek ki enseyi karartmamak lazım yıldızımız yükseliyor .  Artık ben … yöneticisiyim ama yükselenim satınalma dönemi bitti.

Sinan KARA (Satınalma ve Lojistik Uzmanı)

NOT: BU YAZI SATINALMA DERGİSİ MART 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.

Kaynak: http://www.satinalmadergisi.com/2013/05/10/satinalma-yoneticilerinin-yasadigi-zorluklar/