Satınal(ma) Yöneticilerinin Yaşadığı Zorluklar
Kayserilinin birine
sormuşlar iki kere iki kaç eder diye. Alırken mi ? satarken mi? Diye cevap
vermiş. Sektörün beklentisi satarken dörtten büyük, alırken dörtten
küçük. Günümüz satınalmacıların ve işletme sahiplerinin durumu biraz bu
yaklaşımın etrafında dönüp durmaktadır. Sadece fiyata odaklanmak ne derece
doğru acaba. Perdenin arkasında başka bir dünya var mıdır? Bu dünya da neler
oluyor. Buna sonra geleceğiz. Diğer bir yaklaşım, Patron muhasebe
müdürüne sormuş bu yıl ne kadar vergi ödeyeceğiz diye. Muhasebe müdürü ne kadar
ödemek istersiniz efendim demiş.
Sat ve al sözcüklerini
içinde barındıran kimi zaman tek kelimeyle kimi zaman iki kelimeyle ifade
edilen satın-alma eylemi gerçekleştirenler açısından da oldukça maceralı
bir yolculuk ülkemizde. Bu yolculukta liderlik eden satınalma
yöneticilerinin de işi satınalmanın yedi doğrusundan çok mahşerin yedi atlısı
(4+3 tranfer) gibi. Ülkenizin içinde bulunduğu durum “gelişmekte olan ülkeler”
adı altında inceleniyorsa işletmelerin içinde bulunduğu durum da bundan elbette
ki payını alacaktır. Kurumsal bir şirkette ve özellikle yabancı sermayeli
kurumsal bir şirkette satınalma yapmakla , klasik anlamda bir patron şirketinde
satınalma yapmak hem de yönetici olarak elma ile armudu karşılaştırmaktan başka
da bir şey değil demek kanımca doğru olacaktır.
Satınalmayı ve satınalma
yöneticilerinin yaşamış oldukları zorlukları anlatabilmek için işletmeleri
sektör sektör taramak gerekebilir. Yine bu işletmeleri kendi içinde sermaye
yapıları yani sermaye menşei olarak da kategorize etmek hatalı
yorumlardan bizi koruyacaktır. Ancak bu çok detaylı bir tez konusu olacaktır. O
nedenle özet geçmekte fayda var.
Basitçe satınalmayı en basit şekilde bölümlersek (üretim
firmaları için);
Direk satınalma : Üretimin devam
edilebilmesi için gerekli ham madde, yarı mamül, ekipman ve makine yedek
parça…vb alımlar.
Endirek satınalma: Ofis ve bina
ihtiyaçları; kırtasiye ve mobilya …vb alımlar.
Hizmet satınalma: Yemek, servis,
güvenlik …vb hizmet alımları.
Yine basitçe işletmeleri bölümlersek;
Kurumsal işletmeler ve Kurumsallaşmakta Olan İşletmeler
Kurumsal İşletmeler:
Genelde global sermayeli ya da yerli otaklıklar; bu tür firmalarda hiçbir
şey şansa bırakılmaz. Ya da su akar yolunu bulur mantığıyla hareket
edilmez. Ne kadar yasa, yönetmelik, tüzük ve hatta kendi kurumsal
mevzuatları varsa beraberinde getirdiklerinden çok mantıklı bir satınalma
politikaları ve bu politikaya göre hazırlanmış yüzlerce sayfa satınalma
prosedürleri vardır. Dolaysıyla satınalmanın ve satınalma
yöneticisinin organizasyondaki yeri, görev tanımı, yetkinlik analizleri,
performansı ve hedefi bellidir. Yine bu hedefin hangi tarihte neresinde
oldukları net bir şekilde bellidir. Yıl başında satınalma bütçenizi oluşturur,
onayını alır ve işe koyulursunuz.
Bu tür işletmelerde ya da organizasyonda çalışmak durumunda olan satınalma
ekibi ve yöneticisi takım oyunu oynamak zorundadır. Hem satınalma ekibi kendi
içinde hem de organizasyon içinde dikey, yatay ve çapraz olarak takım oyununu
oturtmak zorundadır. Kahraman istenmez zaten ortaya bir kahraman çıkmışsa ya
satınalma içinde ya da organizasyonun bir halkasında alaturka bir felsefe
yeşermeye başlamıştır . Burada yaş kesen baş keser değil ; yaş kesen ne iyi
eder yaklaşımı geçerlidir.
Böyle bir yapıda satınalma yöneticisi olarak uzun yıllar çalışmış biri
olarak demiyorum ki bu tür yapılarda satınalma yönetisi olarak çalışmak çok
kolaydır. Evet sosyal haklar, ücret, insana ve emeğe saygı olarak çok ileri
seviyelerdeler fakat eğer sizin kültürünüz, kişiliğiniz ve
altyapınız oyunu kurallarına göre oynamaya müsait değilse sahada çok fazla
kalma şansı bulamayacaksınızdır.
Kurumsal firmalarda satınalma
yöneticisinin yaşadığı başlıca sıkıntılar;
1-Onay ve yetki mekanizması : Uzayan imza
zincirleri ,bazen bir alım kararının verilmesi için ikiden çok birim
yöneticisin onayına ve hatta global çapraz imzalara ihtiyaç duyulması. Bu
süreçte satınalma koşullarının değişmesi ve satınalma yöneticisinin hem
tedarikçi üretim planlarını alt üst etmesi hem de kendi hedeflerinden ciddi
anlamda uzaklaşmasına neden olabilmektedir. Kimi zaman ciddi üretim kayıplarına
da sebebiyet vermektedir.
2-Yeni tedarikçi bulmak veya yaratmak: Kurumsal
firmaların kalite ve marka politikaları gereği özellikle yerli tedarikçi
bulmaları oldukça zorlu bir süreçtir. Dolaysıyla satınalma yöneticisi burada
hem tedarikçi ile hem de kendi destek birimleri ile grup çalışması yapmak
zorundadır. Çoğunlukla bir dizi çalışma sonucunda tedarikçinin fiyatları
yüksek çıkar ve bu fiyatları kaliteden ödün vermeden kabul edilir seviyeye
çekmek için gece gündüz tedarikçinizin üretim ve satınalma maliyetlerini
iyileştirmeye çalışırken bulursunuz kendinizi ki hem siz satınalmanın yedi
doğrusunu yakalayabilesiniz hem de tedarikçiniz karlılığı görebilsin.
3-Tedarikçi İlişkileri: O müthiş onay
mekanizmasını ve hukuk ofisi aşamalarını atlattınız deneme üretimleri onaylandı
tedarikçiniz ilk siparişi de teslim etti ya sonra! İşte burada muhtaç olduğunuz
yegane kudret alt yapınızdaki iletişim ve organizasyon cevherinde
saklıdır. Çünkü ticaret parayla değil insanla yapılır. Ve yazılı
sözleşmeler çoğu zaman sizi kurtarmaz. Sözleşmenin ceza maddelerini işletmeye
kalktığınızda zincirin başka halkalarını da olumsuz etkileyebilirsiniz.
Yani tedarikçilerinizi işletmenizin bir birimi olarak görüp düzenli
ziyaretlerle sürekli bir eğitim ve iletişim ortamında tutmak zorundasınız.
Her bir tedarikçinizden öğrenebileceğiniz ve öğretebileceğiniz bir şeyler
olduğunu unutmamak zorundasınız.
4-Pazarlama Hileleriyle Mücadele: Çoğu tedarikçinin
kurumsal firmalarla iş yapmaktan kendini kapasitesini zorlamaktan
bildiğimiz ve yukarıda anlattığımız nedenlerden dolayı kaçındığını
biliyoruz. Birde bunun tersi durum var. Kapıdan kovsanız bacadan girmeye
çalışan cümle alemi tanıyan ve aracılarıyla bir ordu misali saldıran sizi
etkisi altına alamayınca da karalama kampanyasını başlatan cenah. Bu yöntemle
kendisine müşteri bulmaya çalışan tedarikçilere sadece standart prosedürü uygulamanız
yeterli olacaktır. Randevusuz görüşmemek ve uzun telefon ve mail trafiğine
direnmek başlangıç olabilir. Yinede firmayı araştırıp pazarlamacının
vermiş olduğu sizdeki olumsuz imaja kanmamak yani önyargıyla hareket etmemek
gerekir. Çünkü hangi tedarikçiyle ne zaman ve nerede yollarınız kesişir hiç
bilemezsiniz.
5-Temsil : Kurumsal bir firmada
yöneticilik yapmak özellikle satınalma yöneticiliği yapmak beraberinde ciddi
bir etik anlayışı da taşımanın sorumluluğunu beraberinde getirir. Buradan tersi
bir akıl yürütme çıkmasın tabiî ki de herkes her işletme iyi ahlak ve erdem
sahibidir. Vurgulanmak istenen organizasyonun marka değeri ve tüketici
nazarındaki algılanış biçiminin olumsuz etkilenmesi ile ilgilidir.
Kurumsallaşmakta Olan İşletmeler:
Bu işletmeleri ben iki gruba ayırıyorum; gerçekten kurumsallaşmayı
hedefleyen ve emin adımlarla bu yolda yürüyen firmalar. Bir de
kurumsallaşmanın ne anlama geldiği konusunda derinlemesine bir çalışma
yapmamış, bu alanda yatırım yapmayı boşa yatırım sayan ve bol bol kurumsallaşma
laflarının patronlarınca ağızdan düşmediği işletmeler. Bu ikincisi için ömür
törpüsü. Ben onlara “mış” gibi davranan işletmeler diyorum. Onları konumuzun
dışında tutmak istiyorum.
Kurumsallaşmaya gönül vermiş ve bu alanda maddi manevi yatırım yapan
firmalarda satınalma yöneticisi olarak çalışmak çoğu zaman zevkli çoğu zamanda
sancılıdır. Çünkü eski alışkanlıklardan kurtulup, yeni bir sayfa açmak ve
yola devam etmek yeniden yana olmak bazen metabolizmayı zorlayan
durumlardır. Bir satınalma politikasının, prosedürünün ve bütçesinin
olması ve bu iç mevzuata bağlı kalarak satınalma biriminin yapılandırılması
daha kalifiye elamanların istihdam edilmesi veya mevcutların eğitimden
geçirilmesi buna ilaveten yazılım alt yapısının güncellenmesi …vb
çalışmalar. Hiç de kolay olmayan bu geçiş dönemi işletmeler için madde
bağımlığından kurtulmaya çalışan hastaların durumuna benzetmek abartmak
olmayacaktır. Sistemdeki en küçük bir arıza eskiye dönüşü veya eski yöntemlerin
özlemini depreştirecektir. Dolaysıyla tüm birimlerin özellikle de
satınalma biriminin yöneticileri dirayetli ve sabırlı olmak durumundadır. Çünkü
yatırım yapan firma sahipleri sonuçları kurumsal firmalar gibi belli bir
takvime göre değil hemen şimdi görmek isteyeceklerdir. Bundan dolayıdır
ki satınalma yöneticisi çantasında sürekli kısa vadeli havuçlarla
dolaşmak zorundadır. Bunu uzun vadeli planları oturtmak için zaman kazanma
çalışması olarak da yorumlayabiliriz.
Unutmayalım ki kuruluş aşamasında bulunmak yani sürecin önemli bir parçası
olmak çok lezzetli, eğitici, müthiş bir tecrübe ve bir o kadar da
tehlikelidir. Çünkü bu yola giren firma sahiplerinin çoğunluğu satınalma
işlerinin tüm kararlarını ya kendileri doğrudan almış ya da alma yönetimini
aileden güvendiği birine ancak emanet edebilmiştir. Gelinen nokta da
satınalma yöneticisinin varlığı; sonuç odaklılığı, alırken kazandırdığı
ve hızıyla sorgulanacaktır. Sistem başarıya ulaşırsa yani işletme
kurumsallaşmada ciddi bir yol kat ederse tüm yöneticiler rahat bir nefes
alacaktır aksi durumda –kriz anında -ise tüm kurumsallaştırmayı çağrıştıran
birimler eskiye dönüşecek ve ilk hezimeti satınalma ve Ik bölümleri
alacaktır.
Diğer bir konu kurumsallaşmakta olan işletmelerin mevcut tedarikçilerinin
elden geçirilmesi eş –dost- ahbap çavuş ilişkileriyle yürüyen tedarik
ağının güncellenmesi ve monopol durumunda olan tedarikçilerin mümkünse
yedeklemesi. Yazıldığı kadar kolay olmayan bir çalışma daha size çünkü
mevcut tedarikçiler de işletme gibi eski alışkanlıklarında oldukça ısrarcı
olacaklardır. Biz bu firmayı senin patronla nerden nereye getirdik.
Hiçbir zaman fiyat demedik para demedik…vb bir sürü söylem sizi bekliyor.
Bu yapıyı işinizden olmadan hassas bir şekilde kırmanız gerekmektedir.
Aksi halde hiçbir kısa ve uzun vadeli planlarınıza ve hedeflerinize ulaşmanız
mümkün değil. Yoksa basit anlamda bir “Tedarikçi oyuncağı “olup
çıkarsınız. Nasıl baş edilir bu yapıyla?
Öncelikle her bir tedarikçiyi ayrı ayrı çalışıp benzerleriyle fiyat, kalite
ve alım koşullarıyla karşılaştırarak patrona uygun bir pasta hazırlayın. Kısa
ve özet ama işin özünü anlatan küçük bir rapor. Kesinlikle yumuşak bir tavırla
“biliyorum bu firmalar sizin için önemli ama bize çok pahalıya mal oluyorlar.
Bakın yılda şu kadar kasamızda kalacak” cümlesi bu tedarikçilerin
yarısını ya eleyecek ya da çeki düzen verecektir. Başlangıç olarak bir iki
tedarikçide bunu yakalasanız bile satınalma yöneticisi olarak varlığınızı
hissedeceklerdir.
Sonuç olarak satınalma yöneticisi olarak çalışmakta olduğunuz işletmenin
kurumsal ya da değil yapısından veya sizin kendi alt yapınızdan kaynaklanan
uyuşmazlıklar olabilecektir. Önemli olan sizin kendi yeterlilikleriniz
konusunda kendinize dürüst olmanız ve eksiklerinizi tamamlamanızdır.
Her meslekte olduğu gibi satınalmada da gün geçmiyor ki yeni ihtiyaçlar, yeni
kavramlar ve yeni bir takım açılımlar ortaya çıkmasın. Günümüzün küçük
köyü dünyada global ticaretin önemli bir parçası olmak zorunda olan
satınalma yöneticilerinin sürekli zinde kalmaktan başka da seçenekleri
bulunmamaktadır. Bunu çok yakından takip eden eğitim sektörü de bu alanda
kurmaylar yetiştirmeye olanca çabasıyla destek vermektedir. Bugün bir çok
üniversite lisans ve lisans üstü olmak üzere bu alanda çalışmalarına hız vermiş
durumdalar. Demek ki enseyi karartmamak lazım yıldızımız yükseliyor
. Artık ben … yöneticisiyim ama yükselenim satınalma dönemi bitti.
Sinan KARA (Satınalma ve Lojistik Uzmanı)
NOT:
BU YAZI SATINALMA DERGİSİ MART 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.
Kaynak: http://www.satinalmadergisi.com/2013/05/10/satinalma-yoneticilerinin-yasadigi-zorluklar/